制作工資條、成績單是周期性的重復(fù)勞動，單調(diào)乏味。對此，本文活用WPS表格的智能填充加巧妙算法，教你只用一次粘貼、一個公式、一次拖曳，搞定如圖 1樣式的條式單據(jù)。那么，跟我一起來在WPS文字中做一個吧。
第一種方法：查找替換法
首先，用WPS表格打開源數(shù)據(jù)文檔，如圖1，復(fù)制所有數(shù)據(jù)。
關(guān)閉WPS表格（一定要關(guān)閉，不然粘貼到WPS文字時會有表格），打開WPS文字，按“Ctrl+V”將從源文檔中復(fù)制來的數(shù)據(jù)粘貼到新建的空白文檔中。此時，這些數(shù)據(jù)呈用制表符和回車符分隔的文本狀態(tài)（圖2）。
接下來，制作第1行表頭的內(nèi)容到剪貼板中，然后按下快捷鍵“Ctrl+H”，調(diào)出“查找和替換”對話框，在“查找內(nèi)容”中輸入“^p”，并把剛剛復(fù)制的表頭粘貼到“替換為”中文本框中，并在其前面連續(xù)輸入兩個“^p”，后面再輸入一個“^p”，并注意選中“使用通配符”（如圖3）。
按一下“全部替換”按鈕，關(guān)閉“查找和替換”對話框，此時，你將發(fā)現(xiàn)除了文檔開頭和頁眉頁腳多出一行表頭和一些回車符外，所有的數(shù)據(jù)行上方都有一行表頭，并且下方有一個空行。刪除多余的表頭行，全選文檔，從“表格”菜單中選擇“轉(zhuǎn)換→文本轉(zhuǎn)換成表格”，確定后即可將所有數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成一個表格。美中不足的是，空的表格行中也有縱向的線條，顯得不夠美觀。這一點，我們可以用將所有縱向表格線全部設(shè)置為“無邊框”模式，即只顯示橫向表格線的方法來解決，最后打印的效果如圖4所示。
第二種方法：用Next域法
首先聲明，下面兩種方法都要用郵件合并功能，需要先將WPS Office 2007升級到最新版，并且安裝VBA環(huán)境。
用WPS文字新建一個文檔，從“視圖→工具欄”中調(diào)出“郵件合并”工具條（也可用鼠標(biāo)右擊工具條空白處，選擇“郵件合并”）。然后點一下工具條最左邊的“打開數(shù)據(jù)源”按鈕，找到并打開存有源數(shù)據(jù)的WPS表格文檔。然后按照源數(shù)據(jù)的表頭樣式，制作一個2行7列的表格，在表格的第1行輸入表頭的內(nèi)容，在第二行各單元格中依次按“插入合并域”按鈕（左邊第3個按鈕），插入相應(yīng)的“合并域”項目，再將光標(biāo)定位在表格下面一行，用鼠標(biāo)左鍵點擊“插入合并域”右側(cè)的下拉菜單，選擇“插入Next域”，得到如圖5所示內(nèi)容。
此時，再點一下“查看合并數(shù)據(jù)”按鈕（左數(shù)第5個），使插入的域顯示為數(shù)據(jù)內(nèi)容。然后選中表格和插入了“Next域”的一行，回車后反復(fù)粘貼，直到表格排滿一頁為止，并刪除最后一個“NETX 域”。此時雖然顯示的全部是第一個人（張三）的工資條，但實際上卻并非如此，用鼠標(biāo)左鍵按兩下“查看合并數(shù)據(jù)”按鈕，你會發(fā)現(xiàn)，工資條中的數(shù)據(jù)已不再重復(fù)（圖6）。最后，再點一下“合并到新文檔”按鈕，OK，大功告成！
第三種方法：刪除分節(jié)符法
第二種方法之所以要用Next域，主要是為了防止合并到新文檔后每一頁只有一個記錄的問題。我們反其道而行之，還可以先生成每頁只有一個記錄的工資條文檔，然后再刪除分節(jié)符，把工資條“召集”到一起。
首先，與第二種方法一樣，先制作一個2行7列的表格，并填充好表頭和合并域。然后在表格下面再敲一下回車鍵，使其有兩個換行符號。直接按“合并到新文檔”按鈕，生成工資條文檔。我們發(fā)現(xiàn)生成的新文檔，每頁只有一個工資條，而工資條下面有一個“分節(jié)符（下一頁）”（圖7）。
所以會每頁只有一個工資條，就是這個“分節(jié)符（下一頁）”在搗亂了。怎么辦？對，按“Ctrl+H”調(diào)出“查找和替換”面板，在“查找內(nèi)容”中輸入“^b”，“替換為”中不輸入任何內(nèi)容（如果有內(nèi)容，則全部刪除），并勾選“使用通配符”（圖8），點“全部替換”并關(guān)閉。再看文檔，工資條不再鬧分裂，一條挨著一條，整齊地排列好了！
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